PDF: אנחנו נתקלים בו ברחבי הרשת לא מעט, בעיקר בטפסים שאנחנו נדרשים להדפיס, למלא ולשלוח חזרה. אבל, מהו אותו פורמט PDF? במה הוא שונה מהקבצים הרגילים שאנחנו מכירים? וכמובן – איך בדיוק אנחנו שומרים את המסמך שיצרנו בפורמט PDF? כל התשובות במדריך שלפניכם.

קבצי PDF הם קבצי תוכן שיכולים להכיל מידע מסוגים שונים: תמונות, מלל וקטעי גרפיקה שונים. הייחוד של אותם קבצים הוא בכך שמדובר בקבצים סגורים – לא במובן שלא ניתן לפתוח אותם, אלא בכך שהם אינם ניתנים לעריכה בתוכנות העריכה הרגילה, כמו WORD, כתבן או תוכנות גרפיקה שונות.

למה בכלל צריך ליצור קבצי PDF?

השימוש בסוג מסמכים זה מאפשר לנו לשלוח קבצים לנמענים שונים כמו לקוחות או מוסדות שונים מבלי שאלה יוכלו לערוך את תוכנו של המסמך.

במקביל לאפשרות זו משמשים קבצי PDF גם כקבצים המיועדים להדפסה בבית דפוס באופן זהה לאופן שבו הם מוצגים על המסך כולל גופנים מיוחדים, אפקטים שונים המופיעים על התמונות, ללא תלות בתוכנת העריכה בה הם נפתחים.

איך שומרים מסמך WORD כקובץ PDF?

במדריך של היום, צוות המומחים של דפוס איכות יציג בפניכם דרך פשוטה וקלה לשמירת מסמך WORD בפורמט PDF  ולמעשה להגן עליו מעריכה. בצעדים הבאים נציג את הדרך ליצירת קבצי PDF בעבור גרסאות שונות של תוכנת Microsoft Word.

משתמשי Word 2010 ומעלה

החל מגרסת 2010 שולבה יכולת השמירה לקבציי PDF באופן מובנה בתוך תוכנת Word. כדי להמיר את המסמך לפורמט זה עליכם תחילה לפתוח את המסמך המיועד בתוכנת Word. לאחר שסיימתם לערוך את המסמך על פי רצונכם, לחצו על כפתור קובץ ובחרו באפשרות שמירה בשם.

שם לקובץ

הקליקו על כפתור שמור

בחלון שיופיע לפניכם הקלידו שם לקובץ. לאחר שהקלדתם את השם שנה את סוג הקובץ ל-PDF ולאחר מכן הקליקו על כפתור שמור.

הקליקו על כפתור שמור

משתמשי Word 2007 ומטה

אם אתם משתמשים בגרסה מוקדמת יותר של תוכנת Word  עליכם להוריד ולהתקין את תוסף Save as PDF or XPS . לאחר ההתקנה, תוכנת Word תזכה ליכולת חדשה ותאפשר לכם לשמור מסמכים בפורמט PDF.

תוסף Save as PDF or XPS

בשלב זה כל שעליכם לעשות הוא לפתוח את המסמך בתוכנת Word  ולהקליק על סמל Office המופיע בפינת המסך הימנית או השמאלית העליונה בהתאמה לשפה. כעת, בחרו באפשרות שמירה ולאחר מכן בחרו באפשרות PDF or XPS

PDF or XPS

בחלון שיופיע לפניכם בחרו את המקום בו תרצו לשמור את הקובץ וודאו כי סוג הקובץ אכן מוגדר כקובץ PDF ולא XPS ושמרו את הקובץ

קובץ PDF ולא XPS

אפשרות שמירת המסמכים שלנו בפורמט PDF מקנה לנו את היכולת להעביר מסמכים מסוגים שונים לכל גורם שנרצה מבלי לאפשר לאותו גורם לערוך או לשנות את המידע. בפעם הבאה שאתם מעוניינים לשלוח חוזה ללקוח, הצעת מחיר או סתם מסמך מעוצב שתרצו להדפיס בבית דפוס – שמרו את המסמך שלכם בפורמט PDF ותהיו מרוצים מהתוצאה.

האמר מוגש בחסות אינטר-צק כרטיסי ביקור. ובחסות כחילה פתרונות הדפסה.